С 1 сентября 2024 года вступило в силу нормативное регулирование, обязывающее все организации адаптировать процесс подписания электронных документов в соответствии с новыми требованиями. В данной статье мы детально рассмотрим ключевые аспекты изменений, включая использование машиночитаемых доверенностей (МЧД), механизмы их создания и верификации, а также вопросы взаимодействия с государственными органами и контрагентами.
Ранее сотрудники могли подписывать электронные документы с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), выданной удостоверяющим центром на имя организации. С 1 сентября 2024 года документы должны подписываться исключительно КЭП физического лица, которая может применяться как в личных, так и в профессиональных целях, включая сделки с недвижимостью.
Однако для использования такой подписи в корпоративной среде требуется наличие МЧД, подтверждающей полномочия сотрудника на совершение юридически значимых действий от имени организации. МЧД представляет собой электронный документ, содержащий информацию о полномочиях и сроке действия доверенности, что обеспечивает легитимность действий подписанта.
На портале МЧД, предоставляемом ФНС.
Через портал Госуслуг.
На специализированных порталах федеральных органов исполнительной власти (ФАИВов).
С использованием сервисов операторов электронного документооборота (ЭДО).
Для организаций, автоматизировавших документооборот, предусмотрена возможность создания, согласования и подписания МЧД во внутренней системе электронного документооборота (СЭД). Интеграция с реестром МЧД от ФНС позволяет отправлять информацию о создании или отзыве доверенности, обеспечивая актуальность данных.
ЦПРР, также известный как блокчейн-реестр ФНС, представляет собой централизованное хранилище данных о выпущенных МЧД. В реестре содержится информация о полномочиях, сроке действия и статусе доверенности, что позволяет верифицировать её актуальность на момент подписания документа.
Публикация МЧД в ЦПРР является необязательной, однако закон требует, чтобы информация о статусе доверенности была доступна в момент её использования. Это необходимо для обеспечения юридической значимости подписи и предотвращения использования отозванных доверенностей.
В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ и подзаконными актами, государственные органы могут использовать собственные форматы МЧД. Если такой формат не разработан, применяется единый универсальный формат (формат 003), опубликованный на портале Госуслуг.
Формат 003 пришёл на смену форматам 002 и 001, которые использовались для обмена документами между организациями и взаимодействия с государственными органами соответственно. На текущий момент формат 003 внедряется крупными системами, такими как ЕГАИС, маркировка "Честный знак", Росфинмониторинг и Минтруд. Ожидается, что ФНС также перейдёт на этот формат до конца 2024 года, хотя пока использует собственный. Социальный фонд России (СФР) также имеет свою форму доверенности, которую пока не планирует менять.
Таким образом, для взаимодействия с контрагентами и сдачи отчётности в ФНС и СФР требуется минимум три различных формата МЧД.
Для обеспечения юридической значимости подписи необходимо проверять актуальность МЧД на момент её использования. Это возможно благодаря реестру МЧД, который позволяет получить информацию о статусе доверенности.
Однако не все источники публикуют свои МЧД в реестре, что создаёт определённые сложности. В перспективе ЦПРР может стать универсальным инструментом для проверки валидности МЧД, что повысит эффективность документооборота.
Выбор сервиса для работы с МЧД зависит от объёма документооборота и специфики бизнес-процессов организации. Для небольших компаний, занимающихся стандартными операциями, может быть достаточно использования внешних сервисов ЭДО.
В случае сложного документооборота и наличия внутренних регламентов рекомендуется внедрение функциональности для работы с МЧД во внутренней системе СЭД. Вендоры корпоративных СЭД поддерживают необходимые требования, а интеграция с операторами ЭДО позволяет обеспечить обмен документами с контрагентами.
При использовании операторов ЭДО для обмена документами необходимо учитывать способ передачи МЧД. Если МЧД размещена в едином реестре, оператору достаточно знать номер доверенности для её верификации.
Таким образом, внедрение машиночитаемых доверенностей и использование единого реестра МЧД являются важными шагами в развитии электронного документооборота. Это позволяет повысить юридическую значимость электронных подписей, обеспечить прозрачность и эффективность взаимодействия между организациями и государственными органами.