Должная осмотрительность: полный гид по проверке контрагента с чек-листом
В современном деловом мире доверять - значит проверять. Должная осмотрительность -это не просто формальность, а краеугольный камень налоговой и юридической безопасности вашего бизнеса. В этой статье мы подробно разберем, что это такое, почему это важно, и предоставим готовый чек-лист документов для проверки вашего партнера.
Что такое должная осмотрительность? Простыми словами
Должная осмотрительность - это комплекс мер, которые предпринимает добросовестная компания перед заключением сделки, чтобы удостовериться в надежности и благонадежности контрагента. Фактически, это доказательство того, что вы сделали все возможное, чтобы выбрать честного партнера, а не фирму-однодневку.
Цель проста: обезопасить себя от финансовых потерь и претензий со стороны налоговых органов, которые могут счесть сделку необоснованной и отказать в вычетах.
История возникновения понятия в российском праве
Хотя понятие пришло из международной практики (Due Diligence), в российском правовом поле оно стало ключевым после Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда (ВАС) РФ № 53 от 12.10.2006. Этот документ впервые четко сформулировал, что налоговая выгода не может быть признана обоснованной, если получена вне реальной предпринимательской деятельности или если налогоплательщик не проявил должную осмотрительность и осторожность.
С тех пор суды и ФНС руководствуются этим постановлением, возлагая на компании обязанность проверять своих контрагентов.
Цели и задачи должной осмотрительности
Проявление осмотрительности решает несколько критически важных задач:
-
Снижение налоговых рисков: Главная цель - подтвердить обоснованность налоговой выгоды (вычетов по НДС, расходов по налогу на прибыль) и избежать доначислений, пеней и штрафов.
-
Минимизация финансовых потерь: Проверка помогает избежать ситуаций, когда вы перечисляете аванс, а поставщик исчезает.
-
Защита деловой репутации: Работа с сомнительными компаниями может привлечь к вашему бизнесу повышенное внимание контролирующих органов.
-
Обеспечение исполнения обязательств: Проверка финансового состояния и наличия ресурсов позволяет оценить, способен ли контрагент выполнить условия договора.
Чек-лист документов для проверки контрагента на должную осмотрительность
Чтобы проверка была системной, мы подготовили для вас подробный чек-лист. Рекомендуется запрашивать эти документы у контрагента и анализировать их перед подписанием договора.
| Документ для запроса | На что обратить внимание при проверке | Критические "красные флаги" |
|---|---|---|
| 1. Свежая выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП | Статус юридического лица ("действующее"), дата регистрации, сведения об учредителях (физические/юридические лица) и руководителе. Проверьте актуальность на дату запроса. | Статус "в процессе ликвидации", "в процессе реорганизации". Массовый учредитель/руководитель (у одного человека десятки компаний). |
| 2. Учредительные документы (Устав) | Соответствие нормам закона, полномочия генерального директора. Обратите внимание на порядок совершения крупных сделок и сделок с заинтересованностью. | Ограничения по полномочиям директора, при которых ваша сделка требует одобрения собранием участников. |
| 3. Документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор | Если договор подписывает не гендиректор, а иное лицо, необходима нотариально заверенная доверенность. Проверьте срок действия, ФИО поверенного и объем полномочий. | Отсутствие доверенности, истекший срок, несоответствие полномочий предмету договора (например, в доверенности нет права на подписание договоров аренды). |
| 4. Бухгалтерская отчетность за последний отчетный период | Формы №1 (Бухгалтерский баланс) и №2 (Отчет о финансовых результатах). Оцените размер активов, выручки, наличие прибыли/убытка. | Систематические убытки, минимальные активы и выручка, не соответствующие масштабу планируемой сделки. Нулевая отчетность. |
| 5. Справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам | Документ, который можно запросить у контрагента или проверить через сервис ФНС laquo;Риски бизнеса: проверь себя и контрагентаraquo;. | Наличие значительной просроченной задолженности. |
| 6. Копии лицензий, сертификатов, свидетельств СРО | Для видов деятельности, подлежащих лицензированию (перевозки, связь, образование и др.) или требующих членства в СРО (строительство, проектирование). | Отсутствие необходимых лицензий или свидетельств. |
| 7. Реквизиты и контактная информация | Юридический адрес, фактический адрес, телефон, сайт, адрес электронной почты. | Адрес массовой регистрации, отсутствие компании по юрадресу, нерабочие телефоны, отсутствие функционирующего сайта. |
Как оформить и хранить результаты проверки
Сама по себе папка с документами ничего не доказывает. Необходимо документально зафиксировать процесс проверки.
-
Создайте досье контрагента. В него должны входить все запрошенные и полученные документы.
-
Составьте отчет или справку о проведенной проверке. В ней ответственный сотрудник (юрист, финансовый директор) должен кратко описать проведенные мероприятия, указать источники информации (например, "проверка по базе ФНС от 25.10.2023" или "получена информация из DropDocs.ru") и сделать вывод о благонадежности контрагента.
-
Храните досье. Все документы, связанные с проверкой, необходимо хранить в течение всего срока действия договора и как минимум 5 лет после его окончания (срок проведения выездной налоговой проверки).
Заключение
Должная осмотрительность - это не разовое действие, а непрерывный процесс и элемент корпоративной культуры. Разработайте и внедрите в компании внутренний регламент проверки контрагентов, используйте предоставленный чек-лист и шаблоны. Это инвестиция в безопасность вашего бизнеса, которая убережет от многомиллионных штрафов и потери деловой репутации. Пользуйтесь банными из публичных источников и работайте с проверенными контрагентами.
Помните: в случае спора с налоговой органом именно вы должны доказывать свою добросовестность. Полное и правильно оформленное досье контрагента mdash; ваше главное оружие в такой ситуации.
